В Украине продолжается «адаптивный карантин», противоэпидемические меры постепенно ослабляются, а компании возобновляют свою работу и возвращаются к обычному режиму деятельности.

arenda1

Однако карантин изменил толкование «обычного режима» и создал новые реалии, которые требуют от бизнеса применения адаптивного подхода к работе не только в течение нескольких месяцев, но и в долгосрочной перспективе.

Несмотря на изменения в формате работы, вызванные введением карантина, офис продолжает играть важную роль для большинства компаний.К каким тенденциям в сфере офисной аренды следует быть готовыми? На что стоит обратить внимание при подписании договоров аренды? Краткое изложение ответов на эти вопросы приводим ниже.

Тенденции в сфере аренды офисов

От временного к постоянному. Ожидается, что эксперимент с временным переходом на дистанционную работу будет стимулировать компании внедрять удаленный режим работы на постоянной основе с сохранением возможности работы в офисе.

Компании будут стремиться оптимизировать использование офисных помещений с учетом опыта дистанционной работы в условиях карантина.

Эра удаленной работы. Массовый переход на дистанционную работу вследствие карантина оказался эффективным для многих компаний, включая те, которые ранее редко практиковали удаленный режим работы.

Некоторым компаниям карантин продемонстрировал необходимость перевода рабочих процессов в цифровой формат, пересмотра существующей бизнес-модели и внедрения более гибкого подхода к работе.

Ожидается, что все эти факторы в совокупности с неопределенностью ситуации с пандемией COVID-19 в дальнейшем ускорят переход на удаленный режим работы и изменят стандарты аренды офисов.

Взаимодействие в офисе. Несмотря на переход на удаленный режим работы офис будет продолжать играть важную роль в вопросах взаимодействия с коллегами, налаживания связей, генерации новых идей и повышения производительности труда.

Однако взгляды на конфигурацию и размеры офиса могут измениться. Целесообразность аренды офисов со значительной плотностью рабочих мест, большими площадями и открытой планировкой теперь нуждается в переоценке.

Многие арендаторы уже пересматривают необходимость аренды существующих офисных площадей и дальнейшего использования текущей схемы размещения рабочих мест.

Новые тенденции в договорах аренды. Ожидается, что в новых рыночных условиях арендаторы будут настаивать на установлении более гибких условий аренды, в частности, относительно механизмов пересмотра арендной платы, изменения размеров арендуемых площадей и условий досрочного расторжения договора аренды.

Карантин может привести к возникновению тенденции перехода от долгосрочной аренды к краткосрочной аренде офисов.

Договоры аренды: на что следует обращать внимание

Гибкие условия аренды. Фиксация гибких условий аренды на этапе заключения договора, с одной стороны, может стать спасительным механизмом для арендатора, а с другой — позволить арендодателю планировать свой бизнес и иметь алгоритм действий на случай введения новых ограничений. Гибкие условия аренды могут предусматривать:

  • механизмы расчета и пересмотра арендной платы: механизмы и процедуры уменьшения размера арендной платы в случае ограниченной хозяйственной деятельности арендатора;
  • пересмотр размеров арендуемых площадей: закрепление в договоре возможности и процедуры пересмотра размеров арендуемых площадей при определенных условиях (например, уменьшение размера арендуемой площади по запросу арендатора в случае изменения условий ведения хозяйственной деятельности);
  • право на досрочное расторжение: закрепление в договоре права арендатора на досрочное расторжение договора аренды по истечении определенного срока.

Перепланировка и ремонт. В процессе адаптации к новым условиям работы могут понадобиться дополнительные меры по обеспечению безопасности работников.

Например, рассмотрите возможность установки перегородок и трансформации открытых рабочих зон в более уединенные рабочие места.

Важно проверить, требует ли договор аренды предоставления арендатором каких-либо уведомлений или получения согласия арендодателя в связи с этим.

Новые политики. Может возникнуть необходимость согласования изменений в правилах использования мест общего пользования с целью обеспечения безопасности работников.

Эксплуатация помещений. С учетом новых подходов к обеспечению безопасности на рабочем месте важно следить за рекомендациями по организации рабочих мест, уборке и дезинфекции офисных помещений и другими требованиями по безопасности и охране труда.

Рассмотрите возможность установления в договоре аренды обязанностей сторон по соблюдению правил безопасности.

То, что сегодня воспринимается как временная мера, уже завтра может сформировать тенденцию, а через некоторое время стать новой реальностью.

Автор: Надежда Филозоп, юрист киевского офиса Baker McKenzie

Источник: "The Page"

Мнение эксперта

союз журналистов украины

coffee