Аудиторы и банкиры рассказали UBR.ua об основных подходах и правилах эффективного снижения финансовых затрат в кризис

zatraty

Кризис практически всегда наступает неожиданно, но абсолютно всегда требует оперативных действий по снижению повседневных затрат компании – в экстренных обстоятельствах от этого зависит выживаемость проекта.

В разговоре с банкирами и аудиторами UBR.ua попытался найти общие правила кост-каттинга для бизнеса, а также ответить на вопросы: от каких издержек при наступлении трудных времен предприятию лучше избавиться сразу, а от каких – в последнюю очередь, как избежать ошибок при сокращении расходов, чтобы в итоге не получить еще более значительные убытки, и есть ли шанс законсервировать предприятие, затем успешно перезапустив проект по завершении кризиса.  

Содержание:

Принципы оптимизации: принятие решений на основе аналитики и автоматизация процессов

Собеседники UBR.ua рассказали о нескольких основных принципах, которые нужно учитывать при сокращении расходов:

  • начать планировать мероприятия по оптимизации затрат как можно раньше;

Одним из определяющих факторов успешности мероприятий по сокращению расходов является предыдущий опыт кост-каттинга и то, был ли он в компании стандартной практикой. "Ждать, пока "прижмет", и только потом начинать действовать верный путь к неудаче", акцентируют внимание в аудиторской компании Krenston GCG (KGCG). Со своей стороны партнер и руководитель практики консультационных услуг Baker Tilly в Украине Андрей Калиушенко подчеркнул, что внедрять культуру сбережения ресурсов в компании необходимо не только в кризисные времена.

  • сокращение затрат должно быть не самоцелью, а производной от оптимизации бизнес-процессов;

Первоначально под сокращение должны попасть те расходные направления, необходимость снижения затрат на которые назрела еще до кризиса.

"Если вы видите, от каких процессов можно отказаться вообще, что давно следовало улучшить, какие команды переформировать, то в результате этих действий ваши затраты должны уменьшиться с пользой для бизнеса", – объясняет принцип исполнительный директор аудиторской компании BDO Ukraine Вера Савченко.

  • оптимизация расходов должна основываться на глубоком и всестороннем анализе;

"Решения в финансовой сфере нужно принимать через призму реальных бизнес-процессов организации, стоящих за цифрами в отчетах. Необходимо избегать огульных решений, типа "всем отделам сократить расходы на 20%", – советуют специалисты KGCG. Помочь в этом может применение нижеуказанного принципа:

  • работа с новыми технологиями и диджитилизация;

Эффективность любых оптимизационных решений зависит от наличия в руководстве компании необходимой информации для их принятия и от того, насколько зрелыми и отлаженными являются системы учета, бюджетирования и финансового контроля. Для упрощения мониторинга ситуации внутри компании эксперты рекомендуют программные продукты для управления своей деятельностью, финансовым и бухгалтерским учетом.

Как отмечает Вера Савченко, все подобные продукты делают аналитику затрат и имеют блоки управления и оптимизации расходов. В BDO Ukraine пользуются разработкой немецкой компании SAP для малого и среднего бизнеса – SAP Business One, однако на рынке существуют управленческие программы как от международных (SAP, Microsoft и др.), так и от украинских брендов.

  • применение риск-менеджмента при управлении расходами;

Перед принятием тех или иных решений необходимо провести анализ долгосрочных последствий, которые такой шаг вызовет. К примеру, если сотрудники предприятия являются для него ключевым элементом ценностного предложения, от подобных "оптимизационных" мер бизнес может уже не оправиться, подчеркивают в KGCG.

Стратегия оптимизации в коронакризис

К текущему кризису – из-за его глобальности – сложно подходить с предыдущим опытом и, соответственно, невозможно определить общий для разных сфер подход по сокращению расходов.  Тем не менее, как рассказали UBR.ua в Идея Банке, законы бизнеса – особенно в случае малого – остаются актуальными и во время коронакризиса. Следовательно, первыми для оптимизации всегда рассматриваются следующие статьи расходов:

  • затраты на командировки;
  • затраты на обучение персонала;
  • сокращение закупок (если бизнес вынужденно остановился);
  • если приходится – отпуск, сокращение зарплат или увольнение сотрудников.

В BDO Ukraine во время коронакризиса применили трехступенчатый подход по оптимизации бизнес-затрат, состоящий из нижеприведенных этапов:

Реакция. Этап, когда затраты сокращались как ответ на резкие непредвиденные события. Был введен ручной режим управления, и режим жесткой экономии. Время было только для мониторинга изменений. Для разработки стратегий не было ресурсов;

Поддержание жизнедеятельности. Годовая и квартальная аналитика сменилась на оперативную (1-2 раза в месяц). Жесткая экономия была заменена стратегическим и плановым сокращением расходов;              

Реализация разработанных стратегий работы в новой реальности. Плановое сокращение расходов трансформировалось в их постоянную оптимизацию.

Коронакризисный опыт – основные ошибки

Как рассказала Вера Савченко, 2020 год позволил выявить наиболее распространенные ошибки среди малого и среднего бизнеса во время проведения оптимизационных мероприятий. Она выделила следующие из них:

Плохая коммуникация. Компании резко переставали платить партнерам, сотрудникам, разрывали договора, не проведя предварительных переговоров. Краткосрочно это избавляло от финансовых обязательств, но подрывало основы жизнедеятельности компании;

Плохая аналитика. Расходы резались по принципу размеров, срочности оплаты и пр. Часто не было времени на аналитику и построение сценариев влияния того или иного решения;

Отсутствие оптимизации затрат, которые были в валюте, отличной от валюты доходов компании. Даже при небольшом ослаблении национальной валюты компании несли бо́льшие убытки;

Сокращение затрат, которые были запланированы для достижения долгосрочного развития. Пережив старт кризиса, компании не понимали, куда двигаться дальше.

Как в свою очередь заметили в KGCG, любые управленческие решения компании должны быть взвешены с точки зрения стратегии, а по каждому элементу расходов нужно дать ответ на вопрос: "в какой степени он участвует в достижении стратегических целей организации?".

Также одной из основных ошибок предпринимателей, отметил Андрей Калиушенко из Baker Tilly, является применение сокращения затрат только к определенным частям/сотрудникам компании.

От каких затрат избавляться в первую очередь

В целом, советуют эксперты, приоритетно нужно отказываться от тех финзатрат, которые создают наименьший удельный вклад в достижение стратегических целей бизнеса, а, с другой стороны, сохранять те, которые приносят основной доход предприятию.

В то же время определение менее или более важных статей расходов не имеет универсального шаблона и зависит от множества факторов: начиная со сферы деятельности предприятия (стратегия оптимизации у тех компаний, которых в большей степени затронули карантинные ограничения, будет отличаться от других), работающей бизнес-модели и заканчивая стадией развития компании.

"Если бизнес-модель компании построена на личном общении с клиентами, отказ от командировок будет равносилен прекращению хозяйственной деятельности" – проиллюстрировали в KGCG.

"Сколько сокращать и как экономить зависит от направления, вида бизнеса и, в конечном итоге, отсутствия ограничения со стороны властей на работу. А также способности самого предпринимателя строить собственную стратегию развития, помноженную на коэффициент текущей неопределенности", – в свою очередь добавили в Идея Банке.

С другой стороны, крупные предприятия, в отличие от малого и среднего бизнеса, имеют больший запас прочности и более широкую вариативность для переориентации всей деятельности или некоторых ее процессов. Так, по словам Веры Савченко, крупный бизнес может перевести на аутсорсинг часть процессов, в то время как для мелкого и среднего бизнеса эта стратегия может не окупиться.

Большие и средние бизнесы, имея системную организацию внутри, менее подвержены влиянию кризиса, отметили в Идея Банке, вместе с тем указав, что "большие обороты и запас прочности в крупных компаниях – далеко не значит, что можно беспечно ожидать конца кризиса".

"Каждый бизнес в текущем кризисе в виду сложности прогнозирования – уже сейчас должен быть Agile. То есть нужно действовать так, как заложено в предпринимательстве априори – быть гибким, быстро осуществлять поиск новых ниш и форм, оперативно принимать решения. Малый бизнес – хоть и в меньшем масштабе, – но так же гибко ищет решения", – считают в Идея Банке.

Впрочем, эксперты смогли выделить универсальные оптимизационные мероприятия, подходящие для компаний разного масштаба и сферы деятельности:

  • ликвидация непроизводительных расходов;
  • пересмотр отношений с поставщиками;
  • устранение избыточных функций;
  • борьба с должностным мошенничеством;
  • оптимизация бизнес-процессов;

Как заметила Вера Савченко, лучшая оптимизация – это автоматизация управления и работы. Как говорилось ранее, в первом случае на помощь компаниям могут прийти программные сервисы для аналитики затрат. Во втором случае можно сэкономить, внедрив технологии самообслуживания и сделав клиентский опыт бесконтактным – в частности, над этим следует задуматься предприятиям в сегменте ритейла.

  • сокращение затрат на офис.

Последний пункт стал особенно актуальным во время пандемии, напоминает Вера Савченко:

"Полная или частичная работа удаленно обязательно должна сократить затраты на аренду и обслуживание рабочих помещений.  С другой стороны, те офисы, которые все-таки должны остаться, будут требовать больших затрат на приспособление к новым реалиям (дезинфекция, бесконтактные двери и приспособления, системы вентиляции).  Чем меньше будет площадь офиса – тем меньше будут новые затраты", – подчеркнула эксперт.

…а на чем экономить не стоит

Собеседники UBR.ua также выделили ряд расходных статей, сокращать которые нужно в последнюю очередь:  

Персонал

После проведения оценки эффективности работы сотрудников и вакантности на рынке труда, принятие решения о сокращении персонала – стандартная и, более того, логичная во время кризиса практика. Однако она сопряжена со множеством рисков законодательного и репутационного характера.

Очевидно, что нельзя увольнять ключевых сотрудников, квалификация которых имеет решающий характер для бизнеса. "Скажем, никак нельзя уволить финансового директора или бухгалтера", – приводят пример эксперты коммерческого банка Идея Банк. При этом даже увольнение рядовых работников может в лучшем случае привести к недовольству всего коллектива, а в худшем – к еще большему увеличению денежных потерь.

"По моему убеждению, в текущей ситуации, когда очень сложно найти работу, увольнение сотрудников – самая последняя мера, к которой следует прибегать", – высказала точку зрения руководить BDO Ukraine Савченко.

Подробнее о правилах сокращения персонала – ниже в соответствующем подразделе.

Мнение эксперта

союз журналистов украины

coffee